Koncom roku 2012 boli Ministerstvom hospodárstva SR vyhlásené nové výzvy pre podnikateľov – tzv. žiadateľov zo súkromného sektora o nenávratnú finančnú pomoc z tzv. Eurofondov na podporu podnikateľských aktivít v cestovnom ruchu a podporu zavádzania inovácií a technologických transferov. Očakávaná je začiatkom roku 2013 aj výzva z Operačného programu Bratislavský kraj pre oblasť zavádzania a využívanie informačných technológií pre mikro, malých a stredných podnikateľov.
Prijímatelia pomoci musia splniť množstvo administratívne náročných podmienok pre úspešné čerpanie Eurofondov. Jednou z ich základných povinností je postupovať pri nákupe tovarov služieb a prác, ktoré majú byť spolufinancované z fondov EÚ podľa zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a teda vysúťažiť dodávateľa vo verejnom obstarávaní.
Podľa súčasnej platnej legislatívy o tom, akým postupom bude podnikateľ pri verejnom obstarávaní postupovať, okrem predpokladanej hodnoty zákazky rozhoduje aj intenzita pomoci čiže percentuálny podiel, ktorým je nákup spolufinancovaný z poskytnutej pomoci.
Ak táto pomoc prevyšuje 50% z hodnoty zákazky musí podnikateľ postupovať pri verejnom obstarávaní tak ako poskytovateľ pomoci čiže vo väčšine prípadov tak ako postupuje ministerstvo, ktoré mu pomoc schválilo.
Ak pomoc predstavuje 50 a menej percent z hodnoty nákupu môže podnikateľ postupovať jednoduchšími postupmi podľa zákona o verejnom obstarávaní.
Vyššie uvedené skutočnosti by si mali podnikatelia uvedomiť už v procese prípravy žiadosti o Eurofondy. S verejným obstarávaním je spätá jednak administratívna náročnosť v závislosti od postupu, ktorým sa bude obstarávať čo má vplyv na samotný časový harmonogram realizácie projektu a tiež prípadné finančné náklady na zabezpečenie tohto procesu prostredníctvom odborne spôsobilej osoby na verejné obstarávanie. Ceny služieb verejného obstarávania sa v závislosti od zložitosti projektu a postupu, ktorým sa bude obstarávať môžu pohybovať od stoviek do tisícov EUR.
Podnikatelia síce pri pomoci rovnakej alebo nižšej ako 50 % nemusia v súčasnosti postupovať prostredníctvom odborne spôsobilej osoby, ale toto rozhodnutie by mali podnikatelia dobre zvážiť. Proces verejného obstarávania je aj pri jednoduchších metódach administratívne náročný a komplikovaný. Je potrebné dodržať nie len ustanovenia zákona o verejnom obstarávaní, ale aj špecifické podmienky nad rámec tohto zákona, ktoré na obstarávanie kladú poskytovatelia pomoci.
Dokumentáciu z verejného obstarávania, ktorá sa predkladá na kontrolu zvyčajne po vyhodnotení ponúk a pred podpisom zmluvy s vybraným dodávateľom, kontroluje poskytovateľ pomoci, alebo ním poverené orgány. Poskytovateľ má právo zúčastniť sa aj samotného procesu výberu dodávateľa ako nehlasujúci člen komisie na vyhodnotenie ponúk. V prípade zistenia porušenia zákona, alebo nedodržania ďalších podmienok kladených na proces verejného obstarávania môže dôjsť zo strany poskytovateľa ku kráteniu pomoci, alebo dokonca aj k vypovedaniu zmluvy s prijímateľom.
Proces verejného obstarávania však nemusí byť len „nutným zlom“. Naopak odborne pripravené verejné obstarávanie prinesie obstarávateľovi nie len úspory vo finančných nákladoch projektu, ale aj kvalitu v podobe dodávateľa, ktorý je schopný plniť všetky požiadavky kladené na projekt. Náklady na samotný proces verejného obstarávania sa tak podnikateľovi niekoľko násobne vrátia.
Základom kvalitnej prípravy verejného obstarávania je poznanie potrieb podnikateľa a možností trhu. To znamená mať aktuálne poznatky o požadovaných tovaroch a službách a ich dodávateľoch. Treba preto rátať s dostatočnou časovou rezervou napr. na presné a účelné nadefinovanie predmetu zákazky.
Zároveň však býva kontraproduktívne, ak sa budúci predmet obstarávania nadefinuje do detailov presne už počas predkladania žiadostí o nenávratnú finančnú pomoc. Ak má žiadateľ záujem vykonať verejné obstarávanie až potom ako sa dozvie či má schválenú pomoc, môže byť tento opis hlavne v oblasti informačno-komunikačných technológií už zastaraný, nakoľko samotný proces vyhodnocovania žiadostí o Eurofondy v SR neraz trvá aj viac ako rok. Zmena technickej špecifikácie si potom vyžaduje zmenu schváleného projektu a to je ďalší administratívny proces s neistým výsledkom.
Je preto výhodou najať si pre vypracovanie žiadosti o pomoc z fondov EÚ takú poradenskú spoločnosť, ktorá dokáže zabezpečiť aj následný proces verejného obstarávania a myslí naň už pri príprave žiadosti o NFP. Ak si podnikatelia pripravujú žiadosti vlastnými kapacitami je vhodné, aby sa poradili s odborne spôsobilými osobami na verejné obstarávanie, ktoré majú skúsenosti s obstarávaním projektov financovaných z fondov EÚ, a to už počas ich prípravy.
Úspešnosť realizácie projektu financovaného z Eurofondov často závisí na jeho odbornej príprave už pri vypracovaní žiadosti o NFP a tiež na poznaní všetkých úskalí, ktoré tento typ financovania prináša.
